Optimaliseer je offerte dankzij deze tips! - Billonline

Optimaliseer je offerte dankzij deze tips!

Optimaliseer je offerte dankzij deze tips!

Hoe belangrijk zijn offertes in een bedrijf?

Vele bedrijven denken dat offertes een standaardgegeven zijn dat bij elk bedrijf hetzelfde is en waar dus niet veel tijd in gestoken moet worden. Dit is echter niet de waarheid. Dit resulteert in het feit dat offertes één van de meest onderschatte commerciële documenten zijn die in een bedrijf gebruikt worden.

Wanneer je als bedrijf tientallen, honderden offertes per maand opmaakt en moet versturen, is het belangrijk dat veel van deze klanten geconverteerd worden en dus akkoord gaan met de offerte (een deal met u sluiten). Is dit niet het geval, dan verliest u heel veel tijd. Dit heeft als gevolg dat de prijs per offerte al snel gaat oplopen (in functie van personeelskosten).

Maar wat moet er nu exact in een offerte staan? Hoe moet ik ze gaan opmaken? Maak ik ze uitgebreid en gedetailleerd of net kort en samengevat?

Drie redenen waarom bedrijven niet succesvol zijn met hun offertes

Standaardoffertes

Gestandaardiseerde offertes zullen u als bedrijf heel wat tijd uitsparen. Wel is het zo dat klanten hier meestal niet gediend mee zijn. Ze willen een gepersonaliseerde aanpak en geen ’13-in-een-dozijn’-aanpak. Knip- en plakwerk tussen offertes valt snel op door niet relevante passages en overbodige informatie.

Het opmaken van offertes wordt een automatisme

Volgend op het vorige punt van standaardoffertes is het hier ook het geval dat, wanneer je al zo lang offertes op maakt, je niet meer stilstaat bij de inhoud en impact ervan. Het blijft copy-paste werk met enkele aanpassingen. Honderden variaties op standaardoffertes dus.

Het niet volgen van de 80-20 regel van de offerte

Bij het opmaken van een offerte kan ook de 80-20 regel toegepast worden. Dit wil zeggen: 80 Procent van de tekst gaat over (de situatie van) de prospect en 20% gaat over uzelf. Verwijder dus de ‘nice-to-know’ elementen en beperk u tot de ‘need-to-know’ informatie.

“Een offerte moet helder en begrijpelijk zijn én geen extra vragen oproepen.

Ze moet net antwoord bieden.”

Waarom moet je veel tijd steken in het opmaken van een offerte?

Voor vele bedrijven en werknemers lijkt het opmaken van een offerte een saaie, vaak ‘onbelangrijke’ taak van hun job. Dit is zeker niet het geval! Een offerte kan op vele manieren nuttig zijn. Enkele voorbeelden:

  • Het is een bevestiging van wie je als organisatie bent. Wanneer je potentiële klant deze offerte bekijkt kan hij zich herinneren hoe je was tijdens het verkoopgesprek, wat je sterke punten waren. Het belangrijkste hier is dat je in het achterhoofd van de klant blijft (Dit tijdens de beslissingsfase van de klant). Hierdoor zal je organisatie sowieso in overweging genomen worden.
  • Het wil niet zeggen omdat je een bepaalde opdracht/project niet kan binnenhalen dat dit in de toekomst niet kan veranderen. Zorg er dus voor dat je bij elke prospect een extra inspanning levert om een superieure offerte af te geven. Dit blijft weliswaar het uitgangsbord van uw organisatie bij deze potentiële klant.
  • Naar gelang de sector waarin je organisatie actief is kan een offerte ook een extra waarde bieden. Wanneer je bijvoorbeeld actief bent in een sector waar het niet zozeer over producten gaat die je als sample kan meenemen naar de klant maar over projecten dan kan je aan de hand van een offerte uitgebreid en in detail visualiseren hoe je, als bedrijf, de noden van de klant zal vervullen.

Zoals eerder vermeld is een offerte één van de belangrijkste commerciële documenten. Hier kruipt dan ook vaak veel tijd in. De oefening die je als bedrijf hier moet maken is: investeren we veel tijd in een offerte die ons in staat stelt om een klant extra te overtuigen voor ons te kiezen (mits meer investering van tijd in het opmaken ervan) of gaan we voor standaardoffertes (die ons veel tijd besparen).

Vijf tips voor een succesvolle offerte

1. Verwaarloos je behoeftenanalyse NIET!

Analyseer de behoeften van je klant, noteer ze goed, en pas je offerte perfect aan aan deze klant zijn noden. Wanneer je klant vraagt om een totaalprijs inclusief installatie, geef hem dan geen offerte met een prijs per uur. Zorg dat je offerte op elke mogelijke vraag van je prospect antwoord geeft.

2. Wees niet bang om andere voorstellen te doen

Als bedrijf ben je specialist binnen je sector en weet je precies waarover je spreekt. Wanneer je denkt dat je een betere oplossing hebt voor de klant, mag je dit gerust ook vermelden. Op deze manier merkt je klant dat zijn behoefte, zijn nood, het enige is wat je interesseert als bedrijf.

3. Beloof niks wat je niet kan realiseren

Naargelang van de sector waarin je actief bent, kan de prijs van een offerte hoog oplopen. Het is normaal dat de prospect op dat moment vragen zal beginnen stellen. Antwoord eerlijk op al deze vragen en beloof vooral niets wat je niet kan realiseren.

4. Reageer snel en gepast

Wanneer er een offerteaanvraag komt of wanneer je ziet dat een potentiële klant interesse toont, neem je best zo snel mogelijk actie. Deze persoon heeft namelijk een duidelijke interesse en wil niet wachten. De concurrentie ligt ook niet te slapen. Wanneer een concurrent sneller en gepaster reageert dan u, zal je hoogstwaarschijnlijk deze deal niet binnenhalen.

5. Wees niet hoogmoedig

Een offerte is niet de juiste plaats om te gaan ‘opscheppen’ met wat je bedrijf al gerealiseerd heeft. Dit kan je doen in het verkoopsgesprek. Klanten willen duidelijke informatie met betrekking tot hun project/product in een offerte, geen brief waarin je jezelf prijst. Vermeld dus enkel cases relevant en gelijkaardig aan het project van de klant.

 

Doe de test voor jezelf. Pas deze checklist toe en optimaliseer uw offertes vandaag nog!

Reageer

Uw e-mail adres zal niet gepubliceerd worden. Velden met ( * ) zijn verplicht.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>